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成功のためには不可欠!オンライン展示会を行うにはどんな準備が必要?

公開日:2021/09/15

オンライン展示会を開催することが決まったけれど、具体的にどのような準備をすればよいのかわからないという人も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、オンライン展示会を成功させるために、どのような準備をどのような流れで行う必要があるのか、初めての人でもわかりやすいよう詳しく解説します。企業担当者は参考にしてください。

オンライン展示会は何ができる?

オンライン展示会では、実際の展示に代わってプレゼンテーション映像やデモ映像、3DCGやVRを使ってサービスを訴求しています。現実の展示会では、人が集まりすぎるとゆっくり見にくいことがあるでしょう。しかし、オンラインであれば時間や他人を気にせずサービス内容を確認できます。

講演会やセミナーの配信もオフラインと同様に行え、チャット機能を利用した質疑応答も可能です。ライブ配信だけではなくアーカイブを配信することで、ライブで見逃した人やもう一度見返したい人に視聴してもらうこともできます。

テキストチャットやビデオ通話機能を使ったリアルタイムでのオンライン商談も可能で、ECサイトなど決済機能のあるサービスと連携させてその場で商品への購入につなげられるのです。オフラインのイベントで手渡していた営業資料やチラシ、商品カタログはデジタルデータを用意しておくことで、当日興味をもった人にダウンロードしてもらえます。

オンライン展示会は、台風や豪雨といった自然災害の影響をうけることもありません。日本国内だけでなく世界中どこからでも視聴してもらえるので、参加者の幅を広げられます

参加者の人数や来場後の行動データも詳細に把握できるので、来場者データを分析して次の展示会に活かせるでしょう。コロナウイルスの感染リスクもないので、コロナ禍ではとくにオンライン展示会を開催する企業が増えています。

オンライン展示会を行うにはどんな準備が必要?

オンライン展示会の準備で最初に行うのは、コンセプトの設計です。展示会のテーマを決め、どの商品を出展するか、セミナーは開催するかを決め、開催する場合は登壇者へのオファーやスケジュール調整を行いましょう。

その他にダウンロード用の資料を用意するか、オンライン展示会での購入を可能とするか、オンライン商談を行うかなど、コンテンツの詳細を固めていきます。展示会でどの程度の成果を得たいのか、来場者数、動画の視聴者数、商談数、アポ獲得数、アンケート回答数といった、KPIの設定も行えるのです。

展示会のコンセプトとコンテンツが固まったら、動画やVRなど各コンテンツの作成に移りましょう。自社ホームページで開催する場合、アクセスの集中が予想される時はサーバーの増強も必要になります。

外部のプラットフォームを利用する場合は、複数のプラットフォームから見積りをとり、サービス内容と料金を比較して利用するプラットフォームを確定してください。コンテンツ作成のみ外注する場合も、プラットフォームの選定時と同様に複数の制作会社に企画書を送って見積をとりましょう。

コンテンツ準備の目途が立ったら、次に集客に移ります。オンライン展示会の場合、集客もインターネットを中心に活動するようです。プレスリリース、メールマガジン、DM、SNSなどで、オンライン展示会の開催を告知しましょう。プラットフォームを利用する場合は、プラットフォームでも集客を行えます。しかし、既存顧客への周知など自社での集客もあわせて行うと、より効率的に集客できるでしょう。

オンライン展示会の具体的な流れ

プラットフォームを利用したオンライン展示会を開く場合は、プラットフォームによって参加ユーザー層が異なります。まずはプラットフォームで集客できるユーザーが、自社サービスのターゲット層と合致しているかを確認しましょう。

展示会をどこで開催するか確定したら、コンテンツの準備を進めます。展示する写真や動画の撮影、配布用資料の作成など、コンテンツは自社で作成するケースと外注するケースがあるようです。どちらの場合でもスケジュールに余裕をもっておくことで、時間をかけて作りこむことができます。

セミナーや講演会を行う場合は、リハーサルしておくと当日はスムーズに進行できるでしょう。開催までに表示テストを行い、画像や動画の表示に不具合がないか、読み込みに時間がかかりすぎていないか、レイアウトに崩れはないかなどのチェックを行います。

オンライン展示会当日は、通信トラブルなどに対応できるスタッフを配置し、予期せぬトラブルが起こっても迅速に対応できる体制にしておきましょう。展示会が終了したら、来場者にお礼メールや商品紹介を送付して次のアクションにつなげる、来場者のデータ分析を行って見込み客リストを作成するなどして、販促につなげてください。

 

オンライン展示会は準備開始が遅れると、事前のリハーサルや表示チェックが疎かになって、当日トラブルが発生しやすくなります。全体の流れと必要な準備事項を把握し、余裕をもって準備を進めることで、展示会の成功率を高められます。オンライン展示会開催にあたって設定したKPIを達成できるよう、慎重に用意を進めていきましょう。

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